회사 업무 매뉴얼 만들어 지식을 공유해요

업무매뉴얼작성하기

현장경험과 같은 암묵지를 업무매뉴얼 같은 형식지로 만들어 공유하는 방법이예요

 

암묵지란 우리 머릿속에 있는, 말로 표현하기 어려운 지식을 말해요.
예를 들면, 자전거를 타는 방법이나 수영하는 법을 말로 설명하기는 어렵지만 몸으로는 잘 할 수 있는 그런 것들이죠. 이런 지식은 우리가 경험을 통해 자연스럽게 배우는 거랍니다.

반면에 형식지는 책이나 말로 배울 수 있는 지식을 말해요.
예를 들어, 수학 공식이나 역사적 사실들처럼 누군가 글로 적거나 말로 설명해 줄 수 있는 것들이에요.
이런 지식은 누구나 배우고 공부해서 알 수 있어요.

'암묵지를 형식지로 바꾼다'는 말은,
우리 머릿속에만 있는 지식을 책이나 글로 써서 다른 사람도 배울 수 있게 만든다는 뜻이에요.
마치 자전거를 타는 방법을 사진이나 동영상으로 찍어서 설명서를 만들어 다른 사람에게 가르쳐 주는 것처럼요.

 

 

회사의 업무 매뉴얼을 만드는 중요한 과제를 받았습니다.

쉽고 간단한 업무 매뉴얼을 통해 직원들이 필요한 정보를 쉽게 찾아 업무 효율성을 높일 수 있게 하기 위함이예요.

 

진행 절차

 

목표 설정:

매뉴얼의 주 목적을 명확히 합니다.

예를 들면, 신입 사원 교육, 프로젝트 관리 절차 안내, 또는 일상적인 업무 절차 등

정보 수집:

관련 부서와 직원들로부터 업무에 대한 상세한 정보와 자료를 수집합니다.

실제 업무를 수행하는 사람들의 경험과 지식이 중요합니다.

구조 설계:

매뉴얼의 구조를 설계합니다.

이는 목차를 만드는 것과 유사합니다. 업무의 흐름에 따라 적절히 섹션을 나누고, 각 섹션별로 중요한 내용을 정리합니다.

초안 작성:

수집한 정보를 바탕으로 매뉴얼의 초안을 작성합니다.

이 단계에서는 간결하고 명확한 언어를 사용하여 직원들이 이해하기 쉽도록 해야 합니다.

검토 및 피드백:

초안을 관련 부서나 직원들에게 배포하여 검토를 요청합니다.

피드백을 받아 내용을 수정하고 개선합니다.

최종 버전 작성:

피드백을 반영하여 최종 버전을 작성합니다.

이 때, 일관된 포맷을 사용하여 전문적이고 체계적인 문서가 되도록 합니다.

발행 및 배포:

최종 버전을 승인받은 후, 직원들에게 매뉴얼을 배포합니다.

종이 문서나 디지털 형태로 배포할 수 있습니다.

교육 및 안내:

매뉴얼의 내용을 직원들이 이해하고 적절히 활용할 수 있도록 교육 세션을 계획하고 진행합니다.

정기적인 업데이트:

업무 프로세스에 변화가 생기면 매뉴얼도 최신 정보로 업데이트하여 지속적으로 관리합니다.

 

 

 

업무 매뉴얼 작성시 검토사항

정확성: 

수집한 정보가 현재 회사의 업무 방식과 일치하는지 확인합니다. 

오래된 정보나 잘못된 절차가 포함되지 않았는지 점검해야 합니다.
명확성: 

매뉴얼의 내용이 모호한 부분 없이 분명하고 이해하기 쉽게 작성되었는지 검토합니다. 

전문용어나 약어의 사용이 필요한 경우, 그 의미를 명확히 설명해야 합니다.
완전성: 

모든 필요한 업무 절차가 포함되었는지 확인합니다. 

중요한 단계나 세부사항이 누락되지 않았는지 검토합니다.
일관성: 

문서 전반에 걸쳐 일관된 형식과 용어를 사용하였는지 확인합니다. 

이는 문서의 전문성을 높이고 사용자가 정보를 쉽게 찾을 수 있게 합니다.
접근성: 

매뉴얼이 필요한 모든 직원이 쉽게 접근할 수 있도록 배포되었는지 검토합니다.

디지털 형태로 제공하는 경우, 파일 형식이 호환되는지도 확인합니다.

실용성:

매뉴얼의 내용이 실제 업무에 적용하기 쉽게 구성되었는지 확인합니다.

이론적인 설명보다는 실제 업무 흐름에맞는 실용적인 정보 제공이 중요합니다.
업데이트 용이성:

업무 절차나 회사 정책에 변화가 있을 때 매뉴얼을 쉽게 업데이트할 수 있는지 검토합니다.

문서 관리 시스템을 사용하는 경우, 버전 관리가 잘 되고 있는지 확인합니다.
피드백 수렴: 

매뉴얼 사용자로부터의 피드백을 수렴하는 절차가 마련되어 있는지 검토합니다. 

사용자의 의견을 반영하여 지속적으로 개선할 수 있어야 합니다.
법적 준수: 

매뉴얼에 포함된 내용이 현행 법률 및 규제 요건을 준수하고 있는지 확인합니다. 

특히, 인사, 회계, 보안 등 법적 규제가 엄격한 분야에서 중요합니다.
보안 및 기밀 유지: 

매뉴얼에 민감한 정보나 기밀 사항이 포함되어 있을 경우 이를 안전하게 보호하고 있는지 확인합니다. 

접근 권한 관리가 중요합니다.
  

 

 

업무특성상 많은 장표를 사용해야 하는 업무의 경우 작성요령은?

 

장표를 많이 사용해야 하는 업무의 매뉴얼을 작성할 때는 다음의 요령을 참고하여 진행하시면 도움이 될 것입니다.

 

분명한 제목:

각 장표에는 해당 내용을 명확하게 파악할 수 있는 제목을 붙입니다.

제목은 장표의 내용을 간결하게 요약해야 합니다.

일관된 형식:

모든 장표의 형식을 일관되게 유지합니다.

이는 사용자가 정보를 빠르게 인식하고 이해하는 데 도움이 됩니다.

단순성 유지:

장표가 복잡해지지 않도록 합니다.

불필요한 정보는 제거하고, 핵심적인 내용만을 포함시키도록 합니다.

시각적 명료성:

색상, 레이아웃, 글꼴 크기 등을 효과적으로 사용하여 정보가 눈에 잘 띄도록 합니다.

중요한 데이터는 강조 표시를 합니다.

설명 추가:

장표 아래에는 간단한 설명을 추가하여 장표의 내용을 보충합니다.

특히, 장표만으로 정보의 의미를 명확히 파악하기 어려울 때 유용합니다.

지시사항 제공:

장표를 사용해야 하는 구체적인 업무 절차나 조건을 명시합니다.

사용자가 언제 어떻게 해당 장표를 활용해야 하는지 알 수 있도록 합니다.

정보의 출처 명시:

장표에 사용된 정보의 출처를 명시하여 신뢰성을 높입니다.

필요한 경우 출처의 상세한 정보도 제공해야 할 수 있습니다.

액세스 및 업데이트:

장표가 포함된 문서나 파일에 쉽게 접근할 수 있도록 하며, 정보가 변경될 때마다 장표를 최신 상태로 업데이트하는 절차를 만듭니다.

피드백 수렴:

사용자들이 장표를 이해하고 사용하는데 어려움이 없는지 피드백을 수렴하고, 그에 따라 개선합니다.

프라이버시와 보안:

장표에 민감한 정보가 포함되어 있다면, 해당 데이터의 보안과 프라이버시를 보호하는 조치를 취합니다.

 

매뉴얼에 장표를 효과적으로 통합하는 것은 정보 전달을 강화하고 업무의 이해도를 높이는 데 큰 도움이 됩니다. 그러므로 위의 요령들을 참고하여 사용자가 장표를 보다 효과적으로 활용할 수 있도록 매뉴얼을 구성하시기 바랍니다.

 

점검과 확인이 많이 필요한 업무에 대한 매뉴얼을 작성할 때는 작성요령

체크리스트 활용:

점검해야 할 항목들을 명확한 체크리스트로 만들어서 제공합니다.

이는 점검 과정을 체계화하고, 누락을 방지하는 데 유용합니다.

단계별 안내:

점검해야 할 사항들을 단계별로 나누어서 설명합니다.

이를 통해 사용자가 순차적으로 점검 사항을 따라갈 수 있도록 합니다.

시각적 표시:

중요한 점검 항목이나 순서에는 시각적 표시를 사용하여 강조합니다.

예를 들어, 볼드체, 색상, 아이콘 등을 사용할 수 있습니다.

분명한 지시사항:

각 점검 항목에 대한 구체적이고 분명한 지시사항을 제공합니다.

이는 사용자가 각 항목을 어떻게 점검해야 하는지 명확히 이해할 수 있도록 합니다.

사례 제공:

실제 사례나 시나리오를 제공하여 점검 과정에서 어떤 문제가 발생할 수 있는지, 그리고 이를 어떻게 해결해야 하는지를 이해시킵니다.

역할과 책임 명시:

점검 과정에서 각 직원의 역할과 책임을 명시합니다.

이는 각자가 해야 할 일을 명확히 하고, 책임소재를 분명히 하는 데 도움이 됩니다.

문서화의 중요성 강조:

점검 결과를 문서화하는 것의 중요성을 강조하고, 기록을 유지하는 방법에 대해 안내합니다.

주기적인 점검:

점검이 반복적으로 이루어져야 하는 경우, 점검의 주기와 스케줄을 명시합니다.

피드백과 개선:

점검 과정에서 발견된 문제에 대한 피드백을 수집하고, 이를 바탕으로 지속적인 개선을 도모합니다.

법적 준수:

해당 업무가 법적 규정이나 표준을 준수해야 하는 경우, 이러한 요소들이 체크리스트에 포함되어 있는지 확인합니다.

교육과 훈련:

점검과 확인 업무를 수행하기 위한 적절한 교육과 훈련이 제공되었는지, 그리고 그 방법에 대해 안내합니다.

 

점검과 확인 업무는 오류를 최소화하고, 품질을 유지하기 위해 매우 중요합니다.

따라서 매뉴얼은 사용자가 점검과 확인 절차를 쉽게 이해하고 정확하게 수행할 수 있도록 명확하고 구체적인 안내를 제공해야 합니다.

 

 

업무 처리의 종료/납기일이 명확히 정해진 업무에 대한 매뉴얼을 작성 요령

납기일 명시:

업무의 시작점과 끝점, 즉 납기일을 분명하게 명시합니다.

이는 업무의 우선순위를 정하는 데 중요한 정보입니다.

업무 절차의 시간화:

각 업무 단계별로 소요되는 예상 시간을 제공하여, 전체 업무가 납기일 내에 완료될 수 있도록 계획을 세울 수 있도록 합니다.

시간 관리 권장:

업무를 효과적으로 관리하기 위한 시간 관리 기법에 대해 교육하고, 이를 매뉴얼에 포함시킵니다.

이정표 설정:

전체 업무 프로세스 내에서 중간 이정표를 설정하여, 업무 진행 상황을 주기적으로 점검할 수 있도록 합니다.

위험 관리:

납기일을 놓칠 위험이 있는 요소들을 식별하고, 이에 대한 예방책 및 대응 계획을 매뉴얼에 포함시킵니다.

유연성 강조:

예상치 못한 상황이 발생할 경우를 대비하여, 납기일 조정이 가능한 경우 그 절차를 명시합니다.

책임자 지정:

각 업무의 납기일 준수를 책임질 담당자를 지정하고, 이를 매뉴얼에 명시합니다.

커뮤니케이션 계획:

납기일이 다가올 때 이를 팀원들과 공유하고, 상태 업데이트를 주기적으로 하는 커뮤니케이션 계획을 수립합니다.

문서화: 납기일 관련 정보 및 업무 진행 상황을 문서화하여 추적 가능하게 합니다.

피드백과 평가:

납기일을 지키지 못했을 경우, 그 원인을 분석하고 피드백을 통해 개선 방안을 마련합니다.

법적 및 계약적 준수:

납기일이 법적 또는 계약적 의무와 관련이 있다면, 이를 준수하는 것의 중요성을 강조합니다.

납기일에 민감한 업무를 처리할 때는 계획성, 커뮤니케이션, 유연성이 중요합니다. 매뉴얼은 효율적인 업무 진행을 위한 지침을 제공함으로써 직원들이 납기일을 준수할 수 있도록 도와야 합니다.

 

 

판단을 많이 요구하거나 판단에 따라 처리 형태가 다양한 업무에 대한 매뉴얼 작성요령

결정 트리 제공:

복잡한 판단이 요구되는 상황을 위해 결정 트리나 플로우 차트를 사용하여, 직원들이 다양한 시나리오에서 적절한 판단을 내릴 수 있도록 합니다.

기준 명시:

판단을 내릴 때 참고해야 할 기준이나 원칙을 명확히 합니다. 이는 일관된 결정을 내리는 데 도움이 됩니다.

사례 연구:

실제 사례를 매뉴얼에 포함시켜, 복잡한 상황에서 어떤 판단이 내려졌는지를 보여줍니다.

이는 직원들의 이해를 돕고 유사한 상황에서의 판단력을 향상시킬 수 있습니다.

권한의 범위:

각 직원이 가지고 있는 결정 권한의 범위를 명시합니다.

이는 불필요한 지연을 방지하고 책임 소재를 명확히 하는 데 도움이 됩니다.

역할과 책임:

판단을 내려야 하는 역할과 그에 따른 책임을 구체적으로 설명합니다.

예외 처리 절차:

표준 절차에 따르지 않아야 하는 예외 상황에 대한 처리 절차를 설명합니다.

예외 발생 시 누구에게 어떻게 보고해야 하는지 명시합니다.

피드백 메커니즘:

판단이 이루어진 후의 결과에 대한 피드백을 수집하는 프로세스를 마련합니다.

이를 통해 지속적으로 학습하고 개선할 수 있습니다.

위험 관리:

잘못된 판단으로 인해 발생할 수 있는 위험을 사전에 식별하고, 이를 관리하기 위한 방안을 제공합니다.

교육과 훈련:

직원들이 올바른 판단을 내릴 수 있도록 교육 프로그램을 마련하고, 이를 매뉴얼에 포함시킵니다.

문서화:

판단의 근거가 되는 사실이나 데이터, 그리고 결정 과정을 문서화하도록 합니다.

이는 추후 검토나 감사에 필요한 증거 자료가 될 수 있습니다.

법적 준수:

판단 과정에서 법적 기준이나 회사의 정책을 준수하는지 확인하고, 이를 강조합니다.

 

판단이 중요한 업무는 주로 상황에 따라 유연하게 대응해야 하기 때문에, 매뉴얼은 지침을 제공하는 동시에 직원들이 자신의 판단력을 발휘할 수 있는 여지를 남겨두는 것이 중요합니다. 따라서 매뉴얼은 직원들이 합리적인 판단을 내리고, 그 판단이 일관되고 정확하게 이루어질 수 있도록 지원하는 역할을 해야 합니다.

 

 

컴퓨터 입력 처리가 많은 업무의 매뉴얼 작성요령

정확한 입력 지침:

사용하는 시스템이나 소프트웨어에 대한 정확한 입력 방법을 설명합니다.

필드별로 어떤 정보가 입력되어야 하는지 명확히 합니다.

단계별 절차:

입력 과정을 단계별로 나누어 설명하고, 각 단계에서 필요한 액션을 상세히 기술합니다.

스크린샷과 그래픽: 복잡한 입력 절차를 설명할 때는 스크린샷, 다이어그램, 아이콘 등 시각적 자료를 사용하여 이해를 돕습니다.

키보드 단축키 제공:

일반적으로 사용되는 키보드 단축키나 시스템 특정 단축키를 제공하여 업무 효율성을 높입니다.

데이터 형식 지정:

각 입력 필드에 필요한 데이터의 형식(예: 날짜, 숫자, 텍스트)과 제약 사항을 명시합니다.

오류 메시지 해석:

시스템에서 발생할 수 있는 오류 메시지에 대한 해석과 해결책을 제공합니다.

데이터 검증 절차:

입력 데이터의 정확성을 확인하기 위한 검증 절차나 도구를 안내합니다.

보안 지침: 데이터 입력 시 필요한 보안 조치에 대한 지침을 포함시킵니다. 예를 들어, 비밀번호 관리, 민감한 정보의 취급 등에 대한 안내가 필요합니다.

자주 발생하는 문제와 해결책:

사용자가 입력 과정에서 자주 마주치는 문제들과 이를 해결하기 위한 방법을 제공합니다.

업데이트 로그:

매뉴얼이나 시스템 업데이트 시 변경 사항을 기록하는 로그를 유지합니다.

역할 기반 지침:

사용자의 역할이나 권한에 따라 다른 입력 절차를 가질 수 있으므로, 각 역할에 맞는 지침을 제공합니다.

피드백 메커니즘:

사용자로부터의 피드백을 받을 수 있는 메커니즘을 마련하여, 매뉴얼을 지속적으로 개선할 수 있도록 합니다.

 

입력 처리가 많은 업무에서는 실수를 최소화하고, 데이터의 정확성을 보장하는 것이 중요합니다. 따라서 매뉴얼은 사용자가 입력 작업을 정확하고 효율적으로 수행할 수 있도록 상세하고 명확한 지침을 제공해야 합니다.

 

 

 

업무 매뉴얼을 작성하기 위한 자료 수집 시 고려해야 할 필요한 항목

업무 개요: 해당 업무의 목적과 중요성에 대한 설명입니다.

업무 프로세스: 업무를 수행하는 단계별 절차와 각 단계에서 수행해야 할 구체적인 활동입니다.

담당자: 해당 업무를 담당하는 직원 또는 팀에 대한 정보입니다.

역할과 책임: 각 담당자의 역할과 책임에 대한 상세한 설명입니다.

업무 수행 기준: 업무를 수행할 때 참고해야 할 기준이나 지침입니다.

필요 자원: 업무 수행에 필요한 자원, 예를 들어 장비, 도구, 소프트웨어, 문서 등입니다.

관련 문서: 업무 수행과 관련된 문서, 양식, 보고서 등에 대한 정보입니다.

통신 프로토콜: 팀 내외의 커뮤니케이션 방법 및 절차입니다.

안전 지침: 업무 수행 중 고려해야 할 안전 관련 지침이나 절차입니다.

품질 기준: 업무 결과물의 품질을 평가하기 위한 기준입니다.

자주 발생하는 문제와 해결책: 업무 수행 중 흔히 마주치는 문제들과 그에 대한 해결 방안입니다.

법적 준수 사항: 업무 수행 시 준수해야 할 법적 요건이나 규정입니다.

업데이트 이력: 문서의 변경 사항 및 업데이트 이력에 대한 정보입니다.

교육 및 훈련 자료: 업무 수행에 필요한 교육이나 훈련 자료 정보입니다.

 

이 항목들을 통해 수집된 자료는 업무 매뉴얼의 기반을 이루고, 매뉴얼이 보다 실용적이고 이해하기 쉬운 지침서가 되도록 돕습니다.

 

 

정보수집

1.일단 부서별 지식리스트부터 취합하려구요

 

부서별 지식리스트

2. 지식리스트 중 선별하여 지식카드를 작성할꺼예요.